迷惑メールフィルタは、送信元の認証や過去の評判、本文、リンク、添付ファイルなどを組み合わせて判定します。特定の単語だけで決まるものではなく、SPFやDKIMの認証が成功していても、迷惑メールへ入る場合があります。

業務メールでは、迷惑なメールを減らすことと、必要な連絡を止めないことの両方が大切です。取引先から届かないときは、まず迷惑メールフォルダーと管理者の隔離を確認し、止まった理由に合わせて調整します。

フィルタは複数の判定材料を組み合わせる

送信元のSPF・DKIM・DMARCが成功しているかは、重要な判定材料です。ただし、認証が成功したメールでも迷惑な内容を送ることはできます。認証の合否だけで受信箱への配信が決まるわけではありません。

送信元IPやドメインの過去の送信状況、急な送信量の増加、受信者からの迷惑メール報告も影響します。Gmailの送信者向けガイドラインでも、認証・DNS・送信方法・迷惑メール率など複数の要件を示しています。要件を満たすことは必要ですが、個々のメールが必ず受信箱へ入る保証ではありません。

本文中のURLや添付ファイル、表示名と実際のアドレスの違いも見られます。判定方法はサービス側で更新されるため、固定の禁止語一覧だけを社内ルールにしません。業務メールでは、なぜその一通が判定されたかを管理ログやヘッダーから確認します。

迷惑メール・隔離・拒否は、保存される場所が違う

迷惑メールフォルダーへ移動されたメールは、利用者が自分で確認できることが多いです。管理者の隔離領域へ置かれた場合は、利用者の受信箱から見えず、管理者の確認や解放が必要です。SMTP接続中に拒否されたメールは、受信側の保存領域へ入らず、送信者へエラーが返る場合があります。

会社のメールサービスで、誰が隔離を確認できるかを調べます。隔離には保持期限があるため、未着に気付いたときは期限内に探す必要があります。隔離通知メールだけに頼ると、その通知自体を見落とすことがあります。

マルウェアや高確度のフィッシングは、通常の迷惑メールより厳しく扱われることがあります。重要な取引先名が表示されていても、安易に解放しません。別の連絡手段で送信者へ確認し、リンクや添付を開く前に社内のセキュリティ手順へ従います。

正当なメールが止まったら原本を一通特定する

調査では、転送されたコピーではなく受信サービスに残る原本を使います。転送すると配送経路や認証結果が変わり、最初の判定を追えないことがあります。送信者・受信者・件名・送信時刻とタイムゾーンを確認し、Message-IDが分かれば記録します。

次の順番で確認します。

  1. 受信箱、迷惑メール、管理者隔離、受信ルールの移動先を探す
  2. 原本のヘッダーと管理ログでSPF・DKIM・DMARCの結果を見る
  3. フィルタが示す判定理由と、同じ送信者のほかのメールを確認する
  4. 複数の受信者や別ドメインでも同じ現象かを比べる
  5. 送信者側の設定修正か、受信側の限定的な例外かを判断する

「迷惑メールではない」と報告する機能があれば、正当なメールの原本に対して使います。今後の判定改善に役立つ場合があります。送信者の認証失敗が続くときは、受信側の許可だけで終えません。送信者へヘッダーの結果を伝えます。

許可リストはドメイン全体へ広げない

許可リストは、特定送信者のメールを通常の迷惑メール判定から外す機能です。便利ですが、表示上のFromアドレスだけを条件にすると、攻撃者が同じドメインを名乗る可能性があります。Microsoftの公式トラブルシューティングでも、送信者やドメインの許可は判定を迂回し、なりすましの危険を生むと説明しています。

例外が必要な場合は、対象アドレス・受信者・利用期間をできるだけ狭くします。サービスが認証結果や送信元IPも条件にできるなら、Fromアドレスだけに頼りません。一時的な例外は、認証設定が直った後も残り続けないようにします。

大手メールサービスや取引先ドメイン全体を恒久的に許可しないようにします。同じドメインの別アカウントが侵害された場合まで通しやすくなるためです。送信者側の修正が完了したら例外を外し、通常の判定で受信できるかを試します。

送信者側の認証と送信方法も見直す

自社から送るメールが相手の迷惑メールへ入る場合は、自社の受信フィルタを変えても解決しません。問題のメールの認証結果を見て、SPFまたはDKIMで認証されたドメインがFromと整合しているかを確認します。Webフォーム、請求サービス、メール配信サービスも対象です。

短時間に大量送信したり、受信を希望していない宛先へ送り続けたりすると、認証が正しくても評判へ影響します。広告や案内の一斉配信と、請求などの個別通知では目的が異なります。広告・案内の配信停止を受けた人へ送り続けないなど、受信者の希望に合う送信が重要です。エラーが続くアドレスへ何度も再送しません。

メール本文では、リンク先ドメインと表示内容を一致させます。URL短縮や不自然な添付ファイルは、受信者が判断しにくくなります。送信テストは社内だけでなく、異なる受信サービスへ行い、原本の認証結果を確認します。

強くすれば良い、弱くすれば良いとは言い切れない

迷惑メールが多いからと設定を強めると、正当なメールも止まりやすくなる場合があります。反対に、取引先ドメインを丸ごと許可すると、同じドメインを名乗る不正なメールまで通すおそれがあります。

調整するなら、どの送信者の、どの判定が問題になっているかが手掛かりです。特定の一通が誤判定された場合と、送信者の認証が継続して失敗している場合では、適切な対策が異なります。

迷惑メールをゼロにしながら、正当なメールも絶対に止めない設定はありません。フィルタ全体を無効にするより、隔離の確認と、必要な範囲だけの例外を組み合わせる方が業務に合わせやすくなります。