制作会社からサーバー・ドメイン管理を引き継ぐ手順

制作会社から受け取るべきものは、ログイン情報を並べたファイルだけではありません。自社が契約を継続でき、必要な作業を自分たちの判断で行える状態まで移す必要があります。引き継ぎ完了の条件を先に決めると、情報を受け取ったのに更新も復旧もできない事態を防げます。

完了条件を「自社だけで運用できる状態」に置く

引き継ぎの目的は、制作会社がいなくても契約更新・Web更新・障害連絡を進められる状態を作ることです。資料を受領した日を完了日にせず、自社名義の管理者が実際に操作できた日を基準にします。誰が合否を判断するかも開始時に決めておきます。

受け入れ条件には、管理画面へのログインだけでなく支払方法の変更やバックアップからの復元確認を含めます。DNSやメールは表示中のサイト以外にも影響するため、値を読めるだけでは足りません。変更権限と問い合わせ権限が自社にあることを確かめます。

最初にドメイン・DNS・サーバー・SSL・メール・CDN・解析・WordPressを一つの台帳へ並べます。それぞれの契約名義と請求先を記録します。管理者と更新日も同じ台帳へ加えます。制作会社の担当者しか知らないサービスがないかを、請求書やDNSの参照先からも確認します。

管理画面へ入れる人と、契約を解約・移管できる人は同じとは限りません。共有パスワードを受け取っても、登録メールアドレスが制作会社のままなら再設定時に操作できなくなります。法人名義へ変更できないサービスは、新規契約と移行が必要かを提供会社へ確認します。

新しい自社管理者を作成し、多要素認証と復旧先を自社の連絡先へ設定します。制作会社の共通アカウントをそのまま使い続けず、個人または役割ごとに識別できる権限を使います。サーバー・WordPress・DNSなどは対象ごとに必要最小限の権限を割り当てます。

検収ではログイン後に設定を眺めるだけでなく、安全な小変更を実行します。検証用ページの更新やDNSレコードの参照、サポート窓口への問い合わせ権限を確認します。作業結果と画面を記録し、不足があれば旧担当者が対応できる期間内に差し戻します。

ドメイン移管では有効期限と移管ロックを確認します。認証コードと登録者の承認経路も必要です。移管とネームサーバー変更は別の作業なので、同時に値を変える必要があるとは限りません。現在のDNSレコードを保存し、Web以外のMXや認証用TXTも引き継ぎ対象に含めます。

メールはアカウント一覧だけでなく、転送・フォーム送信・迷惑メール対策・保存中のメールを確認します。切り替えで送信元が変わる場合はSPF・DKIM・DMARCも検証します。旧契約を止める日は、新しい経路で送受信と過去メールの参照を確認してから決めます。

新しい契約へ移す場合は、ファイル・データベース・メールの基準時点を定めます。移行中も記事や注文が増えるサイトでは、最終同期の時間と入力停止の案内が必要です。作業直前のバックアップに加え、復元方法と保管場所を受け入れ側で確認します。

切り替え前に新環境を確認し、URL・フォーム・メール・証明書を試します。公開後に問題が出たとき、どの条件なら旧環境へ戻すかを決めておきます。旧契約は切り替え直後に解約せず、検収期間とデータ保持条件を満たすまで維持します。

受け入れ検査が終わったら、制作会社の管理者・FTP・APIキー・VPNなどを一覧から停止します。削除前に契約上の保守範囲と継続作業がないことを双方で確認します。共有していた認証情報は変更し、不要になった転送先や復旧用メールも自社の状態へ戻します。

最後に資産ごとの新管理者と確認日を記録します。未解決事項を残し、双方で完了範囲を確認します。引き継ぎ後の連絡先やデータ削除日も残しておくと責任の境界が曖昧になりません。ここまで終えて初めて、自社が管理を引き受けたと判断できます。