担当していた制作会社が変わるタイミング、または自社での管理に切り替えるタイミングで「サーバーのパスワードが分からない」「ドメインをどこで管理しているか分からない」という問題が起きることがあります。

この記事では、制作会社からサーバー・ドメイン・メールの管理を引き継ぐ際の手順と注意点を整理します。

引き継ぎが必要になる場面

制作会社からの引き継ぎが必要になるのは、次のような場面が多いです。

引き継ぎが遅れると、更新や障害対応が自分たちでできない状態が続きます。制作会社との関係が良好なうちに早めに進めることをおすすめします。

まず把握すること：管理の全体像

引き継ぎを始める前に、現在どこに何が管理されているかを把握します。Webサイトの運用に関わる管理先は複数に分かれていることが多いです。

確認すべき管理先

サーバー・ドメイン・メール・WordPressの管理先をそれぞれ把握します。

これらが制作会社のアカウント下に紐付いている場合、単純にパスワードを教えてもらうだけでは解決せず、名義変更や権限移管が必要になることがあります。

引き継ぎに必要な情報の一覧

制作会社に依頼して用意してもらう情報をリスト化しておきます。

サーバー関連

レンタルサーバーの契約情報と、アクセスに必要なログイン情報を確認します。

ドメイン関連

ドメインの管理会社と設定内容を確認します。

メール関連

メールを同じサーバーで運用している場合は、アカウント情報も引き継ぎます。

WordPress関連

WordPressを使っている場合は、管理者権限のアクセス情報が必要です。

契約名義の変更

制作会社のアカウントで契約されているサービスは、名義変更（または新規契約への移行）が必要です。ログイン情報を共有するだけでは、制作会社が解約したときに自社のサイトが消えるリスクがあります。

サーバーの名義変更

レンタルサーバーの名義変更の可否は、サービスによって異なります。

名義変更の手続き方法は、各サーバーのサポートページに掲載されています。不明な場合はサポートに直接確認してください。

ドメインの名義変更

ドメインが制作会社名義で取得されている場合は、ドメインの移管（レジストラ移管）または名義変更（Whois情報変更）を行います。

手続きには、制作会社側からの承認・認証コードの発行が必要です。ドメインは会社のブランド資産であるため、早急に自社名義に移すことを強くおすすめします。

引き継ぎ後に行う確認事項

情報と権限を受け取ったら、以下の点を確認してから旧担当者のアクセス権限を削除します。

アクセスできることを確認する

受け取った情報で実際にアクセスできるかを一つひとつ確認します。パスワードが違う・ログインできないという問題は、制作会社が情報を引き継いでくれているうちに解決する必要があります。

パスワードを変更する

全情報を確認できたら、すべてのサービスのパスワードを自社で設定したものに変更します。制作会社のスタッフが退職しても旧パスワードが使われ続けるリスクを防ぐためです。

制作会社のサブアカウントを削除する

サーバーやWordPressに制作会社のサブアカウントが残っている場合は、引き継ぎ後に削除します。WordPressであれば管理者権限を持つ旧担当者のユーザーアカウントを削除またはロールダウンします。

ログイン情報の保管体制を整える

引き継ぎ完了後は、受け取った情報を安全な場所で管理する体制を整えてください。

保管方法

個人のメモアプリや共有フォルダへの平文保存は避けましょう。以下のような方法を検討してください。

複数人での管理

担当者一人だけが情報を持っている状態は、担当者の退職・異動時に同じ問題が繰り返されます。最低2名がアクセスできる状態にしておくと安心です。

まとめ

制作会社からの引き継ぎは、サーバー・ドメイン・メール・WordPressと確認先が複数あり、名義変更が必要なケースもあります。関係が良好なうちに段取りを進め、受け取った情報は自社でしっかり管理できる体制を整えてください。

「どこに何があるか分からない」という状況が継続している場合は、専門家に状況の整理から手伝ってもらうことも選択肢の一つです。