Webサイト運用の引き継ぎ資料を作る方法【担当者交代に備える】

「前の担当者が全部管理していて、どこに何があるか分からない」──このような状況は、担当者の退職・異動のたびに繰り返されます。Webサイトの運用情報を引き継ぎ資料にまとめておくことで、担当者が変わってもスムーズに対応できる体制を作れます。

この記事では、Webサイト引き継ぎ資料に記載すべき項目と、作成・管理の進め方を整理します。

引き継ぎ資料を作るタイミング

理想的には、担当者が在任中に資料を整備しておくことです。退職・異動が決まってから慌てて作ろうとすると、情報が十分に揃わないことがあります。

次のタイミングが資料整備のきっかけとして適しています。

• 現担当者の退職・異動が決まったとき
• 新たに社内でWeb担当者を任命したとき
• サーバー更新・リニューアルなど大きな作業が完了したとき
• 制作会社から管理を引き継いだとき

資料を一度作ったら終わりではなく、変更があるたびに更新する運用が重要です。

引き継ぎ資料に記載する項目

引き継ぎ資料には「どこに何がある」「誰がどのアカウントを持っている」を一覧化します。

サーバー情報

レンタルサーバーのアクセス情報を記載します。

ドメイン情報

使用しているドメインごとに記載します。複数ドメインがある場合は一覧化します。

メール情報

自社ドメインのメールアカウントを一覧化します。

Google WorkspaceやMicrosoft 365を使っている場合は、ライセンス数・契約者情報・管理コンソールのログイン情報も記載します。

WordPress情報

WordPressを使っている場合は、以下を記載します。

制作会社・委託先情報

制作会社やIT支援会社に業務を委託している場合は、担当者と権限範囲を明記します。

パスワードの記載方法

引き継ぎ資料にパスワードを直接書くのはセキュリティ上のリスクがあります。代わりに、次のいずれかの方法をとることをおすすめします。

パスワード管理ツールを使う

1Password・Bitwarden・LastPassなどのパスワード管理ツールにすべてのパスワードを登録し、資料には「パスワードは社内の○○（ツール名）を参照」とだけ記載します。ツール自体のアクセス権限を管理することで、誰がどの情報にアクセスできるかを管理できます。

資料本体とパスワードを分けて管理する

引き継ぎ資料の本体（サービス名・URLなどの基本情報）は共有しやすい場所に保管し、パスワードは別の厳重に管理された場所（社内のセキュリティポリシーに従った共有保管庫など）に保管します。

引き継ぎ資料の保管方法

資料を作っても、見つからなければ意味がありません。保管場所をあらかじめ決めておきましょう。

保管場所の選び方

次の基準を満たす場所に保管します。

• 担当者が変わっても継続してアクセスできる（個人のPCやDropboxではなく、会社として管理できる場所）
• アクセス権限を特定の担当者に絞れる
• バックアップが取られている

社内の共有ドライブ（Google DriveやSharePointなど）の特定フォルダに保存し、アクセス権限を絞るのが一般的な方法です。

更新ルールを決める

資料は作成時点の情報であるため、変更があった場合に更新されないと意味がなくなります。次のルールを決めておきましょう。

• 変更発生時（パスワード変更・更新日変更・制作会社変更など）は即時更新する
• 年1回（サーバー更新のタイミングなど）に棚卸しで内容を確認する
• 更新した場合は更新日時と更新者を記録する

まとめ

Webサイトの引き継ぎ資料は、担当者交代を円滑にするだけでなく、障害対応や外部委託先の管理にも役立ちます。サーバー・ドメイン・メール・WordPressの4つをカバーした資料を作り、パスワードは管理ツールで管理する体制を整えてください。

現在「何がどこにあるか整理できていない」という状態であれば、まず現状確認から始めることをおすすめします。専門家に状況の整理を依頼することで、漏れなく情報を揃える助けになります。